개인정보 처리방침

HeyMoa는 서비스를 제공하는 데 필요한 정보만 처리합니다. 항목은 아래와 같습니다.

참석자 이름은 화자 표시, AI 정리, 음성 인식 정확도를 높이는 데 씁니다(제3조).

만 14세 미만은 HeyMoa에 가입할 수 없습니다.

서비스 제공: 회원 식별과 로그인 유지, 워크스페이스 운영, 회의 스크립트 작성, 노트 저장과 조회, AI 정리와 에이전트 답변, 이용자가 승인한 외부 도구 내보내기에 씁니다. 이용자와 맺은 서비스 이용 계약을 이행하기 위한 처리입니다.

메일 발송과 문의 답변: 회의록 공유 메일, 초대 메일, 서비스 알림 메일(오래 일시정지된 회의 안내, 회의 자동 종료 안내 등)을 보내고 문의에 답하는 데 씁니다. 서비스 알림과 알림 메일에는 회의 내용, 스크립트, 요약, 참석자 이름을 넣지 않습니다. 서비스 알림 메일은 광고가 아니며, 선택 알림은 알림 설정이나 메일의 수신 거부 링크로 끌 수 있습니다.

광고성 정보 수신(선택): 동의한 경우에만 제품 소식과 혜택을 메일로 보내며, 동의는 설정 > 알림에서 언제든 철회할 수 있습니다.

회의 자동 종료: 오랫동안 일시정지된 회의는 미리 안내한 뒤 자동으로 종료하고, 회의를 시작한 사람(그 사람이 워크스페이스를 떠났으면 그 회의를 녹음한 다른 구성원이나 관리자)의 이름으로 회의 분석을 진행할 수 있습니다.

운영과 보안: 부정 이용 방지, 장애 분석, 이용 지원과 보안 사고 확인에 접속 기록, 로그인 기록, 서버 로그를 씁니다.

서비스 개선: 이용 통계와 성능 지표로 이용 흐름을 분석해 서비스를 개선합니다(제5조). 탈퇴 사유는 서비스 개선을 위한 통계로만 씁니다.

가입하지 않은 참석자의 음성과 이름은 녹음한 이용자와 맺은 서비스 이용 계약을 이행하는 범위에서만 처리합니다.

웹에서는 이용자가 기록을 시작하고 브라우저의 마이크 권한을 허용한 경우에만 마이크를 사용합니다.

데스크톱 앱은 마이크 소리와 함께 컴퓨터에서 나오는 소리를 기록할 수 있습니다. 컴퓨터 소리에는 화상회의 상대방의 목소리도 들어갑니다. 두 입력 모두 이용자가 운영체제(macOS·Windows)에서 권한을 허용한 경우에만 동작합니다.

음성은 실시간으로 음성 인식 사업자에게 보내 스크립트로 받아 적고, 받아 적은 문장을 화면에 표시합니다.

인식 정확도를 높이기 위해 음성과 함께 회의 맥락을 보낼 수 있습니다. 회의 맥락은 프로젝트 이름, 회의 제목, 참석자 이름, 사전 안건, 이용자가 입력한 용어 사전, 회의 주제와 배경입니다.

음성은 회의가 끝난 뒤 화자를 구분하기 위해 대한민국 서울에 있는 암호화된 저장소에 보관합니다. 화자 구분이 끝나면 바로 삭제하고, 끝나지 않았더라도 저장한 날부터 30일이 지나면 자동으로 삭제합니다.

화자 구분 결과는 「화자 A」와 같은 라벨로 표시합니다. 라벨에 사람의 이름을 붙이는 것은 이용자의 선택입니다. HeyMoa는 목소리로 특정인을 알아보는 정보(목소리 지문)를 만들지 않고, 회의끼리 목소리를 대조하지 않습니다.

참석자 중에는 서비스에 가입하지 않은 사람이 있을 수 있고, 그 사람의 음성과 발화도 위와 같이 처리됩니다. 기록을 시작하는 이용자는 참석자 고지와 동의 같은 필요한 절차를 직접 확인해야 합니다.

자동 스크립트와 화자 구분에는 오류가 있을 수 있습니다. 중요한 결정이나 고유명사는 이용자가 직접 확인해야 합니다.

HeyMoa는 이용자의 회의 음성, 스크립트, 노트, 질문과 답변을 AI 모델 학습에 쓰지 않습니다. HeyMoa가 처리를 맡긴 음성 인식·AI 사업자에게도 학습에 쓰지 않는 조건으로만 보냅니다. 이용자가 직접 연결한 외부 AI 에이전트는 그 서비스의 정책을 따릅니다.

요약, 실시간 정리, 질의응답을 만들기 위해 해당 회의의 스크립트, 노트, 참석자 이름과 이용자의 질문을 대규모 언어 모델 사업자에게 보냅니다(제7조). 이때 입력과 출력을 저장하지 않는 조건(무보관)으로 요청합니다.

에이전트가 웹 검색을 쓰면 질문에 맞춰 만든 검색어를 AI 모델 사업자의 검색 기능으로 보냅니다(제7조).

지난 회의록을 찾아 참조할 수 있도록 스크립트와 노트로 검색용 색인을 만들어 보관합니다. 색인은 원본 노트를 삭제할 때 함께 삭제합니다.

HeyMoa는 AI 결과만으로 이용자의 권리나 의무에 중대한 영향을 주는 결정(개인정보 보호법 제37조의2의 자동화된 결정)을 하지 않습니다. AI 정리 결과는 참고용입니다.

Linear 또는 GitHub를 연결하면, 에이전트가 그 도구에 쓰기 전에 무엇을 쓸지 보여 주는 승인 화면이 뜹니다. 이용자가 승인한 작업만 실행합니다.

이용자가 Claude, ChatGPT 같은 외부 AI 에이전트가 워크스페이스를 읽도록 허락하면, 그 에이전트는 이용자 본인이 볼 수 있는 범위에서 워크스페이스의 프로젝트 전체와 회의 스크립트(참석자의 발화와 이름 포함)를 읽을 수 있습니다. 에이전트는 내용을 읽을 수만 있고 바꿀 수 없습니다.

외부 AI 에이전트의 접근 권한은 90일 동안 쓰지 않으면 자동으로 만료됩니다. Linear·GitHub 연동과 외부 AI 에이전트 연결은 언제든지 해제할 수 있고, 해제하면 저장된 접근 권한을 파기합니다.

로그인 상태를 유지하기 위한 필수 쿠키: 브라우저를 닫아도 남아 있으며, 마지막으로 이용한 때부터 최대 30일 뒤 만료되고 로그아웃하면 삭제됩니다. 브라우저에서 차단하면 로그인할 수 없습니다.

화면 상태를 기억하기 위해 사이드바 상태, 마지막으로 연 워크스페이스와 프로젝트, 안내를 이미 봤는지 같은 화면 설정과 녹음 중인 탭·끊긴 녹음 복구에 쓰는 녹음 상태를 쿠키와 브라우저 저장소에 저장합니다.

이 값들은 브라우저와 기기마다 따로 저장됩니다. 로그아웃하면 안내를 이미 봤는지에 관한 기록을 지웁니다.

서비스 개선을 위해 Google Analytics 4, PostHog, Vercel Analytics, Vercel Speed Insights로 방문 경로, 성능 지표, 기능 이용 기록을 수집합니다. 이 도구들은 브라우저에 식별자를 저장하거나 접속 정보를 수집할 수 있습니다.

PostHog에는 이메일과 이름 대신 서비스 내부의 회원 식별자와 워크스페이스 식별자, 사용한 기능과 그 시각(예: 회의 생성, 녹음 시작, 검토 완료), 방문한 화면의 주소(주소 뒤에 붙는 검색 조건 같은 부가 정보는 제외), 기기·브라우저 정보를 보냅니다. 화면 녹화와 클릭 자동 수집은 쓰지 않습니다.

회의 분석, 녹음 연결 끊김, 알림과 알림 메일 발송, 회의 자동 종료, 계정 탈퇴처럼 서버에서 처리된 기록은 PostHog로 보냅니다. 이때도 회원 식별자, 워크스페이스 식별자와 기록의 종류·개수·일수 같은 값만 보내고, 회의 제목과 이메일은 보내지 않습니다. 계정 탈퇴 기록에는 고른 탈퇴 사유의 종류를 함께 보내고, 직접 적은 내용은 보내지 않습니다. 서버에서 처리된 기록은 브라우저 설정으로 거부할 수 없습니다.

회의 음성, 스크립트, 노트의 내용은 분석 도구로 보내지 않습니다.

거부 방법: 브라우저 설정에서 쿠키와 사이트 데이터를 차단하거나 삭제할 수 있습니다. 예를 들어 Chrome은 설정 > 개인정보 보호 및 보안 > 인터넷 사용 기록 삭제에서 쿠키와 사이트 데이터를 지울 수 있고, Safari는 설정 > 개인정보 보호 > 웹사이트 데이터 관리에서 지울 수 있습니다. 브라우저의 추적 방지 기능이나 콘텐츠 차단 확장 프로그램으로 분석 도구 요청을 막을 수도 있습니다. Google Analytics는 Google이 제공하는 차단 부가기능(tools.google.com/dlpage/gaoptout)으로 거부할 수 있습니다.

분석 도구를 거부해도 서비스 이용에는 제한이 없습니다. 다만 인증 쿠키를 지우면 다시 로그인해야 합니다.

HeyMoa는 아래 기간이 지나거나 이용자가 삭제하면 개인정보를 지체 없이 파기합니다. 다만 표에서 탈퇴 후에도 보관한다고 적은 기록은 그 기간까지 보관합니다.

탈퇴: 탈퇴하면 바로 모든 기기에서 로그인이 풀리고 계정에 접근할 수 없습니다. 계정 정보와 혼자 쓰던 워크스페이스의 데이터는 서비스 저장소에서 차례로 삭제하며, 백업에는 최대 7일 남았다가 자동으로 지워집니다.

팀 기록에 남는 이름: 워크스페이스에서 나가거나 탈퇴해도 그 워크스페이스의 지난 회의 기록에는 이름이 남습니다. 참석자, 화자, 승인, 할 일 담당 표시와 스크립트 속 본인의 발화는 팀의 기록이므로 남은 구성원이 계속 볼 수 있습니다. 이메일, 프로필 사진, 로그인 수단은 삭제합니다. 팀 기록 속 발화의 삭제를 원하면 워크스페이스 관리자나 HeyMoa에 요청할 수 있습니다(제8조).

워크스페이스 삭제: 관리자가 워크스페이스를 삭제하면 모든 구성원의 접근이 바로 막힙니다. 그 워크스페이스의 노트, 스크립트, 음성, 에이전트 대화, 연동과 초대는 차례로 삭제하며, 백업에는 최대 7일 남습니다.

서비스 알림: 알림에는 받을 당시의 회의 제목과 워크스페이스 이름이 함께 저장됩니다. 그래서 회의 노트를 삭제하거나 워크스페이스에서 나가도, 알림을 받은 사람의 알림 목록에는 그 제목이 남습니다. 알림을 눌러 이동할 때는 접근 권한을 다시 확인하며, 권한이 없으면 내용을 보여 주지 않습니다.

회수할 수 없는 사본: 이미 보낸 메일은 받는 사람의 메일함에 남으며, HeyMoa가 회수하거나 지울 수 없습니다. 운영 알림으로 Slack에 전달된 문의 내용도 회수할 수 없습니다(제7조). 노트를 삭제하거나 탈퇴해도 같습니다.

파기 방법: 전자 파일은 복구할 수 없도록 삭제합니다. 다른 법령에 따라 보관해야 하는 정보는 그 기간 동안 다른 정보와 분리해 보관합니다.

HeyMoa는 이용자의 개인정보를 제3자에게 제공하거나 판매하지 않습니다. 이용자가 직접 회의록을 메일로 공유하거나 외부 도구·외부 AI 에이전트를 연결한 경우에는 이용자가 정한 곳으로 전달합니다.

서비스 운영을 위해 아래 사업자에게 필요한 범위에서 처리를 위탁합니다. 대한민국 밖의 사업자에게는 개인정보가 국외로 이전됩니다. 이 위탁은 서비스 이용 계약을 이행하는 데 필요합니다. 개인정보 보호법 제28조의8 제1항 제3호에 따라 아래 사항을 공개합니다.

이전 방법은 모두 암호화된 네트워크 전송입니다. 아래 보유 기간은 각 사업자가 공개한 정책을 2026년 10월 22일 기준으로 옮긴 것입니다.

OpenRouter는 AI 모델 사업자(OpenAI, Microsoft, TypeSafe)에게 처리를 다시 맡깁니다(재위탁). HeyMoa는 이 경로에 입력과 출력을 저장하지 않는 조건(무보관)과 학습에 쓰지 않는 조건을 붙여 요청합니다.

국외 이전을 원하지 않으면 해당 기능을 쓰지 않거나 연결을 해제해 거부할 수 있습니다. 음성 인식, 화자 구분, AI 정리, 웹 호스팅에 필요한 이전을 거부하면 그 기능을 이용할 수 없습니다. 분석 도구는 제5조의 방법으로 거부할 수 있고(서버에서 PostHog로 보내는 기록은 제외), 거부해도 서비스 이용에는 제한이 없습니다.

사업자별 자세한 내용은 아래와 같습니다.

국외 이전에 관한 문의는 team.minswon@gmail.com로 보내 주시기 바랍니다.

이용자는 언제든지 본인의 개인정보와 회의 데이터를 열람하거나 정정·삭제·처리 정지를 요청할 수 있고, 동의를 철회할 수 있습니다.

서비스 화면에서 바로 할 수 있는 일: 프로필 수정, 외부 도구와 외부 AI 에이전트 연결 해제, 노트 삭제(워크스페이스 관리자), 워크스페이스 나가기와 삭제, 계정 탈퇴(설정 > 내 계정).

그 밖의 요청은 team.minswon@gmail.com 또는 제10조의 개인정보 보호책임자에게 메일로 보내 주시기 바랍니다. HeyMoa는 본인임을 확인한 뒤 요청을 받은 날부터 10일 안에 처리 결과를 알려 드립니다. 요청을 거절하거나 미뤄야 하면 그 이유와 이의를 제기하는 방법을 함께 알려 드립니다.

법정대리인이나 위임받은 사람을 통해서도 요청할 수 있습니다. 이때는 위임장을 함께 보내 주셔야 합니다.

가입하지 않은 회의 참석자: 녹음을 시작한 이용자나 그 워크스페이스의 관리자에게 요청하거나, HeyMoa에 메일로 요청할 수 있습니다. HeyMoa는 요청한 사람이 그 회의의 참석자인지 확인한 뒤 워크스페이스 관리자와 함께 처리합니다.

회사나 단체가 업무로 쓰는 워크스페이스의 회의 기록은 그 회사나 단체가 처리 여부를 정합니다. 이 경우 HeyMoa는 받은 요청을 그 워크스페이스 관리자에게 전달합니다.

다른 법령에 따라 보관해야 하는 정보는 삭제를 요청해도 그 보관 기간이 끝난 뒤 삭제합니다.

HeyMoa는 개인정보를 보호하기 위해 아래 조치를 하고 있습니다.

암호화: 모든 전송 구간을 암호화합니다. 데이터베이스와 음성 저장소는 저장 암호화를 적용하고, 외부 도구 연동 인증 정보는 따로 암호화해 저장합니다.

접근 통제: 회의 데이터는 워크스페이스 구성원과 이용자가 메일로 공유하거나 연결한 대상만 볼 수 있습니다. 음성 저장소는 외부에 공개하지 않고, 화자 구분 사업자에게는 유효 시간이 짧게 제한된 임시 링크로 음성을 전달합니다.

인증 정보 관리: 로그인 유지에 쓰는 쿠키는 웹 페이지의 스크립트가 읽을 수 없도록 보호합니다. 탈퇴하면 남아 있는 로그인과 실시간 연결을 바로 끊고, 워크스페이스가 삭제되면 그 워크스페이스로 이어진 연결을 끊습니다.

기록 관리: 서버 로그에는 회의 내용을 남기지 않고, 로그는 정해진 기간(제6조)이 지나면 지웁니다.

HeyMoa는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하고 이용자의 문의와 불만을 처리하기 위해 아래와 같이 개인정보 보호책임자를 지정합니다.

개인정보에 관한 문의, 불만 처리, 피해 구제는 보호책임자에게 연락해 주시기 바랍니다. HeyMoa는 지체 없이 답변하고 처리합니다.

개인정보 침해로 인한 구제를 받으려면 아래 기관에 분쟁 조정이나 상담을 신청할 수 있습니다. 이 기관들은 HeyMoa와 별개의 기관입니다.

이 처리방침은 페이지 위에 적은 시행일부터 적용됩니다.

처리방침을 바꿀 때는 바뀌는 내용과 시행일을 시행 7일 전부터 이 페이지와 서비스 화면에 알립니다. 이용자에게 불리한 변경은 시행 30일 전부터 알립니다. 처리하는 항목, 목적, 국외 이전처럼 중요한 내용이 바뀌면 변경 전후 대조표를 함께 공개합니다. 수탁 사업자의 연락처 갱신처럼 작은 변경은 모아서 알릴 수 있습니다.

이전 처리방침은 아래 목록에서 적용 기간과 함께 볼 수 있습니다.